1. Znajomość regulaminu wystawców nie zwalnia ze znajomości i przestrzegania regulaminu ogólnego.
2. Organizator imprezy nie ponosi odpowiedzialności za status prawny prowadzonej działalności przez wystawców.
3. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za grafiki i media chronione prawem autorskim oraz za sprzedaż produktów bez licencji lub z jej naruszeniem.
4. Obowiązuje surowy zakaz wystawiania treści uznawanych za erotyczne jak i nie mieszczące się w ramach norm społecznych.
5. Rezerwacja stoiska jest równoznaczna z akceptacją regulaminu wystawców.
6. Termin zgłoszenia stoisk zostanie podany oficjalnymi kanałami i potrwa wyłącznie do 31 lipca 2025 roku.
7. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość nieprzyjęcia stoiska bez uzasadnienia.
8. Organizatorzy nie mają obowiązku przyjmować wszystkich chętnych.
9. Dane stoiska przy zgłoszeniach nie ulegają zmianie.
10. Jeśli w trakcie trwania imprezy jakikolwiek wystawca zostanie przyłapany na kwestiach nie ustalonych z organizatorem, organizator ma prawo do nałożenie kary umownej.
11. Cennik udostępniony zostanie wraz z publikacją rejestracji stoisk.
12. Po przyjęciu stosika, wystawca winien uiścić opłatę zgodnie z uzgodnieniami z organizatorem. Nie dokonanie wpłaty może skutkować zerwaniem umowy oraz odrzuceniem stoiska.
13. Jest możliwość rezygnacji ze stoiska do 30 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.
14. Stoiska nie opłacone, nie będą miały przygotowanego miejsca do rozstawienia się. Organizator nie zwraca kosztów za przyjazd na imprezę wystawcy bez opłaconego stoiska i będzie odbierany jako próba wymuszenia.
15. Miejsce stoiska wyznacza Organizator/ Nie ma możliwości zmiany miejsca.
16. Nie ma możliwości wynajmu stoiska na poszczególne dni konwentu.
17. Zabrania się odsprzedawania miejsca, ławek i wejściówek osobom trzecim.
18. Dla każdego stoiska przysługuje bezpłatna akredytacja w ilości 1 szt. dla stoisk handmade oraz 2 wejściówki dla stoisk handlowych. Dodatkowa wejściówka dla wystawcy można nabyć w kwocie 50 zł netto uiszczane wraz z opłata za stoisko.
19. Organizatorzy mają prawo do usunięcia stoiska w trakcie trwania imprezy, bez zwrotu kosztu wynajmu np. z powodu złamania regulaminu.
20. Organizatorzy zobowiązują się do przygotowania miejsc wystawienniczych na co najmniej 3h przed rozpoczęciem imprezy.
21. Wystawca zobowiązuje się do rozłożenia stoiska do godz. 09:30 w dniu 15.11.2025 oraz prowadzenia sprzedaży od godz. 10:00 do godz. 21:30 w sb, od godz. 08:00 do 13:30 w niedzielę. Demontaż przewidziany jest do godz. 16:30.
22. Organizatorzy postarają się by stoiska o podobnym towarze nie stały obok siebie, jest to jednak zależne od rodzaju zgłaszanych stoisk.
23. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za kradzieże, zniszczenia wynikłe z działań wystawców lub uczestników. Wystawca zobowiązany jest do ubezpieczenia siebie, jak i wystawianych towarów we własnym zakresie.
24. Organizatorzy nie odpowiadają za sytuacje losowe, ani brak dostępu do mediów.
25. Organizatorzy nie mają w obowiązku zapewnienia wystawcom przedłużaczy. Stan przedłużaczy posiadanych przez wystawców nie powinien zagrażać zdrowiu lub życiu.
26. Prąd zużywany przez sprzęt na stoisku będzie doliczany do ceny stoiska według stawki cennikowej.
27. Używanie materiałów sublimacyjnych, używania pras termicznych itp. należy zgłosić Organizatorowi poprzez formularz w uwagach.
28. Na terenie wydarzenia odbywa się zakaz sprzedaży Mystery Boxów, uchylenie od zakazu może wydać wyłącznie Organizator Główny.
29. Za loterie przeprowadzane na stoiskach jak i ich legalność odpowiada stoisko gdzie owa loteria ma miejsce.
30. Organizacja nie ponosi odpowiedzialności za przesyłki nadesłane na adres imprezy, za odbiór wysyłek, nie podpisuje ich odbiorów, nie pilnuje je ich. Wszystkie kwestie dostarczania przesyłek należy ustalić z firmą kurierską.
31. Reklamacje przyjmowane są na adres [email protected] do 3 dni od zakończenia Imprezy. Późniejsze wnioski nie będą rozpatrywane.
32. Wszelkie rozbieżności od umowy i problemy prosimy na bieżąco zgłaszać do Organizatorów.
33. Stoiska nie mogą zagradzać przejść ani zagrażać życiu i zdrowiu czyt. wychodzić poza wyznaczoną strefę przez Organizatora.
34. Za zniszczenia wyrządzone na miejscu wynajmowanym przez stoisko zostanie wystawiona faktura.
35. Wystawca zobowiązany jest do utrzymywania porządku do obrębie stoiska przez cały czas trwania imprezy. W przypadku jej braku zobowiązuje się do opłaty 100zł/dzień. Jeśli wystawca nie uporządkuje po sobie miejsca po zakończeniu imprezy, zostanie wystawiona faktura za usługę.
36. Organizatorzy nie zapewniają noclegów wystawcom, lecz umożliwiają skorzystanie z przeznaczonych do tego salek.
37. Samowolna zmiana miejsc będzie skutkowała karą finansową na trzykrotność ceny stoiska, które dokonało samowolnej zmiany miejsc.
38. Zgłoszenia wystawców przeprowadzane są poprzez formularz zgłoszeniowy, dane przesłane zostaną potraktowane jako dane prywatne w myśl ustawy. RODO. A organizator (administrator danych) zobowiązuje się do przestrzegania zasad przechowywania oraz przetwarzania danych wyłącznie na potrzeby realizacji zamówienia przestrzeni wystawienniczej w trakcie imprezy.
    1. Dane można modyfikować w każdej chwili, a wgląd do nich posiadają jedynie osoby których one dotyczą.
    2. Organizator (Administrator) zobowiązuje się do usunięcia wszelakich danych do 30dni po zakończeniu imprezy HashiCon.
    3. Dane dodatkowo mogą zostać usunięte na życzenie osoby, których one dotyczą, lecz w takim przypadku organizator (administrator) nie będzie mógł zrealizować zamówienia przestrzeni wystawienniczej.
39. Organizator zastrzega sobie prawo do podejmowania decyzji dotyczących sytuacji spornych, które nie zostały ujęte w regulaminie, jeśli te pozostawiają jakiekolwiek wątpliwość.

Niniejszy regulamin może ulec zmianie maksymalnie do miesiąca przed imprezą.